Prévoyez Les Imprévus
Une des grandes sources du stress que les participants aux séminaires de gestion du temps me révèlent souvent est l’imprévu. Toutes les tâches et les activités qui surviennent dans leurs journées de façon inattendue chamboulent leur organisation. La meilleure façon de faire face aux imprévus est de les prévoir. Mais peut-on vraiment prédire l’imprévu ?
Pourquoi est ce que l’imprévu est une source de stress ? Nous démarrons souvent nos journées en déterminant ce que nous avons à faire à l’avance. Nous commençons par identifier nos TIJ (tâches importantes de la journée) pour ensuite les exécuter l’une après l’autre. Deux heures plus tard, notre direction nous demande de faire quelque chose, un client nous appelle pour lui faire un travail, quelqu’un sollicite notre aide, nous découvrons un problème à résoudre sur le champ, etc., et tout cela nous frustre. Mais pourtant, ces activités font souvent partie de notre travail et sont nécessaires à faire. Pourquoi nous stressent-elles alors ? Je dis souvent à mes participants qu’elles vous stressent parce que vous tombez amoureux de votre agenda de la journée !
Les imprévus sont désagréables car nous n’aimons pas le changement. Lorsque nous avons prévu une façon de passer la journée, nous résistons à tout ce qui peut changer ou chambouler notre organisation. Nous percevons ce changement comme une menace. Malgré que l’imprévu fait partie de notre travail, nous allons penser qu’il n’aurait pas eu lieu d’être. Nous le percevons comme un élément étranger qui va nous perturber. Mais ce n’est qu’une question de perception. La réalité est que l’imprévu fait partie de notre quotidien ainsi nous avons besoin d’apprendre à le gérer et à l’anticiper.
Gérez l’imprévu
Lorsqu’un imprévu surgit, évaluez son urgence et son importance. Si il est à faire immédiatement, faites le en mettant votre tâche en cours en stand by. En cas où cet imprévu est très important mais peut attendre, classez le parmi vos TIJ. Revoyez votre agenda et faites un changement sur les priorités de la journée. Dans le cas où vous remarquez que vous ne serez pas capable de tout faire, reportez certaines tâches pour le lendemain. Rappelez-vous, l’imprévu fait partie de votre travail.
Prévoyez l’imprévu
Combien de temps vous prennent les imprévus en moyenne par jour ? Prévoyez donc ce temps tous les jours dans votre agenda. Certains parmi nous savent par exemple qu’il y a souvent 2 heures qui sautent dans la journée pour les tâches inattendues. Nous pouvons donc déterminer nos TIJ et les autres activités de la journée en prévoyant une marge de 2 heures. Ainsi, vous êtes sûrs de faire ce que vous avez prévus de faire tout en faisant face à vos imprévus.
Enfin, le seul imprévu qui pourrait me stresser est celui qui est inutile et m’éloigne de mon travail. Le reste, tant qu’il rentre dans ma mission, je le gère et je l’exécute.
Cet article fait partie de la série : Développez Votre Efficacité En 7 Jours
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Image : Mohammed Wahid, sxc.hu
Bien dit ,et bien expliqué, tout ce que je peut ajouter c’est que l’imprévue nous coûte beaucoup de temps et d’argent ,le nombre des imprévues que je rencontre chaque jours m’oblige parfois a avoir 2 a3 programme et je dit qu’il est impossible de prévoir l’imprévue et d’avoir toujours un plan B ,même avec la plus grand préparation du monde, les situations sont nombreuses ,et c’est toujours a notre créativité a qui revient la dernière mots.
Merci
J’adore marcher plus que les transports en commun ou encore la voiture ( bouchon – embouteillage ) ou encore le scooter ( chute fréquent ) … etc
Lorsque je marche, je prends toujours en consideration le facteur temps ( !!! ) , le temps de la marche pour aller de A a B endroit !
Quand je prendsle scooter, je me dis que je vais vite et donc j’ai besoin de moins de temps , donc je vais plus vite dans les choses et des fois, je tombe ou me fais arreter par lapolice ( c est jamais marrant d’etre facea eux) … etc, donc je prefere la marche, c’est plus personnel et mieux pour moi , je le sais!
@+
Effectivement,l’imprévu est une partie du travail , si j’avais un plan de traiter le dossier x lundi et le dossier y vendredi et un cas d’urgence veut qu’on donne la priorité au dossier y .Alors ,ce n’est qu’un simple changement du plan,cela ne mérite pas de s’énerver.